Lidé

Nejdůležitější oblast, která má vliv na fungování podnikového nákupu, jsou samotní lidé. Proto tuto oblast popisujeme mnohem podrobněji než zbývající části. 

Každý člověk je originální a individuální osobnost. K lidem nelze a ani by se k nim rozhodně nemělo přistupovat jako ke „strojům“. Prvotním cílem je tak poznat jejich silné stránky a ty posilovat a pomoci jim zvládnout ve vhodné míře i slabé stránky tak, aby byli platným členem celého týmu. Jednou z nejvíce sledovaných podmínek fungování konkrétního oddělení je profesionalita, kompetence a zkušenosti jednotlivých pracovníků. A to se týká samozřejmě i nákupního oddělení. 

Úroveň „zvládnutí procesů nákupu“ by se dala rozdělit zhruba do tří skupin:

• V té první skupině jsou nákupčí, kteří víceméně řeší operativní úkoly a takzvaně „hasí požáry“. 
• Do druhé skupiny patří takoví nákupčí, kteří dokáží nakupovat produkty a služby ve správné ceně, kvalitě, množství, čase a od spolehlivého dodavatele. 
• Do třetí nejzkušenější skupiny patří takoví nákupčí, kteří umí skvěle vyjednávat, strategicky myslet a pružně reagovat na měnící se podmínky trhu, interních zákazníků a dodavatelů. Umí používat a perfektně vyhodnocovat analytické nástroje, rozumí nákupním procesům a celkové strategii firmy.

Naším smyslem je poradit a pomoci firmám posunout odbornost a znalosti nákupčích na nejvyšší úroveň.

Největší profesní chyby pracovníků nákupu a jak je řešit  

1. Nepřipravenost a nevhodná argumentace při vyjednávání

Vyjednávání je dovednost. Nelze se spoléhat pouze na nějakou intuici nebo „selský rozum“. Občas to sice zafungovat může, ale stejně jako jiné dovednosti, má i vyjednávání svá specifika a ověřené fungující postupy, kterých je dobré se držet. Nezapomínejte, že na druhé straně může proti vám stát velmi zkušený vyjednavač, a proto je dobré vyjednávání nepodceňovat.
Řešení nedostatku v praxi: vzdělání v oblasti ověřených praktik a postupů + jak se efektivně na vyjednávání připravit. Vhodná argumentace musí obsahovat klíčové informace a fakta, a to je podmíněno důkladnou přípravou. Toto vše musí být doplněno o individuální koučink ve smyslu vysvětlení významu a důležitosti přípravy na jednání.

2. Nejasné nastavení priorit vyjednávání

Jedna část je zvládnutí přípravy na vyjednávání, a druhá část je zaměření se při vyjednávání na to, co je nejdůležitější. Pokud je někdo výborný vyjednavač, ale svoji sílu zaměřuje do oblastí, kde to není tak důležité, pak je to špatně. Víte, co je "výhodný" kompromis? I to souvisí s nastavením priorit, nadhledem či kreativitou.
Řešení nedostatku v praxi: nastavení efektivní komunikace a práce mezi pracovníky nákupu a jejich vedením. Hlavním smyslem změny je jasné stanovení strategie nákupu a jeho cíle.

3. Zaměření se pouze na vyjednávání o ceně

Ze všech stran na nás v rámci trhu tak masivně „útočí“ různé množstevní slevy, akční ceny a články na téma cenové politiky, že se nám zdá, že tou jedinou prioritou je pouze vyjednat co nejnižší možnou cenu. Nejnižší cena ale opravdu není odpověď na vše. Právě naopak. Úspěšná nákupní strategie je kombinace mnoha faktorů a cena je jen jeden dílek z tohoto celku.
Řešení nedostatku v praxi: vzdělávání zaměřené na význam komplexního vyjednávání. Vysvětlení na konkrétních případech, co je skutečných cílem a úspěchem při vyjednávání.

4. Špatná či žádná orientace v analytických datech

Analytické nástroje jsou potřeba především ke zpracování velkého množství dat. K tomu zpravidla slouží firemní informační systém, office nástroje apod. Pokud jej systémy umí generovat, ale lidé se v nich neumí orientovat a neví, jak s reporty naložit, pak jim zbytečně unikají informace, které mohou mít zásadní vliv na růst celého podniku.
Řešení nedostatku v praxi: vysvětlení problematiky na praktických příkladech a tabulkách. Systematické individuální nastavení práce s daty u nakupovaných produktů, službách a dodavatelích (příprava, controlling, sběr, analýza a vyhodnocování dat).

5. Neschopnost vnímat věci v širším kontextu

Soustředit se na jednu věc je mnohdy velmi správné, nikoliv však ve strategickém kontextu. Je potřeba si uvědomit, že např. minimální procentuální snížení nákupní ceny může zvýšit zisk firmy více než výrazně vyšší procentuální navýšení prodejů firmy. Dokáží vaši pracovníci nákupu tyto souvislosti uvědomit?
Řešení nedostatku v praxi: vzdělávaní se zaměřením na důležitost komplexního pohledu a vysvětlení této problematiky na praktických ukázkových příkladech.

6. Nedostatečná znalost nakupovaného produktu či služby 

Další oblast, kde se velmi často dělají chyby. Důkladná znalost produktu či služby vyžaduje od pracovníka nákupu mnoho energie a času. Absence těchto znalostí je zpravidla způsobena buď částečnou leností konkrétního pracovníka, nebo nedostatečnou podporou ze strany vedení a jejich tlak na rychlé řešení operativních problémů.
Řešení nedostatku v praxi: nalezení příčin, upozornění na tento nedostatek a následné školení (interní a produktová školení).

7. Absence základních kompetencí jak podřízených, tak nadřízených pracovníků

Každý z nás má předpoklady pro něco jiného. Úspěchem každé firmy je vybrat ty správné lidi na správná místa. Bohužel se v praxi v rámci firmy běžně stává, že firmy přesouvají interní lidi z pozice na pozici, aniž by tito zaměstnanci prošli kvalitním školením. Dlouhodobé zkušenosti z jiných oblastí nemusí být dostačující.
Řešení nedostatku v praxi: personální audit. Je potřeba si říci, kteří pracovníci mají potenciál pro výkon dané pozice a ty pak průběžně školit, trénovat a vést tak, aby se jejich odborná úroveň neustále zvyšovala.

8. Nedostatečná kreativita

Celá řada kompetencí a znalostí se dá naučit relativně „snadno“. Ovšem schopnost přizpůsobit vyjednávání vývoji situace už vyžaduje mnohem více. Za tím stojí motivace vzdělávání se v oblasti osobního rozvoje.
Řešení nedostatku v praxi: vzdělávání v oblasti psychologie osobnosti, osvojení si schopnosti rozpoznat změny dialogu, náladě u protistrany, směru vyjednávání apod.

9. Časté personální změny

Velká fluktuace pracovníků není dobrá pro žádné oddělení. Pokud se stále dokola jen všichni učí a zjišťují, kdo a jak má co dělat, pak se strategické změny nikdy nemohou ani rozjet. Strategie je běh na dlouhou trať, který díky častým změnám tak nikdy nezačne.
Řešení nedostatku v praxi: vyhledání vhodných pracovníků, kteří budou splňovat nároky kladené na správné fungování nákupního oddělení.